Как это работает

Инвентаризация товаров в розничной торговле — одно из самых важных мероприятий, подходить к которому следует с особой ответственностью. Проведение инвентаризации всегда сопровождают финансовые потери, связанные как с фактическими недостачами из-за «забывчивости покупателя», недобросовестности персонала или порчи товара, так и с недополученной прибылью в результате остановки торгового процесса. Снизить риск финансовых потерь поможет правильная организация процесса и использование современных информационных технологий.

Инвентаризация представляет собой частный случай бизнес-процесса, именуемого «контроль остатков». Для решения задачи контроля остатков используются специальные технологии, устройства и программные модули в составе управляющих торговых систем. Такие системы позволяют вести дифференцированный учёт товаров, называемый также «количественным». В отличие от систем «суммового» учёта, рассматривающих магазин как «чёрный ящик» с безликой товарной массой, «количественный» учёт позволяет отслеживать движение каждой товарной позиции, идентифицируя её на этапе приёмки и продажи.

В качестве уникального идентификатора используется штриховой код, наносимый на товар производителем, а в качестве средства идентификации — специальное сканирующее оборудование. Для проведения инвентаризации применяются портативные терминалы сбора данных, внешне напоминающие мобильный телефон и представляющие собой микрокомпьютер со специальным программным обеспечением и встроенным сканером штриховых кодов. Устройство позволяет идентифицировать товар сканированием, ввести и сохранить информацию о фактическом количестве, а впоследствии передать её в торговую систему. Использование терминалов требуется для получения максимальной точности подсчёта с минимальными трудозатратами, что особенно удобно, когда число товарных позиций превышает несколько тысяч, а персонал не имеет специального образования.

Терминалы сбора данных отличаются множеством параметров:

• конструктивным исполнением;
• типом используемого сканера;
• размером и типом экрана;
• степенью влагостойкости и ударопрочности.

С точки зрения пригодности терминала для проведения инвентаризации товаров в розничном магазине к наиболее важным параметрам следует отнести внутренний объём памяти и время автономной работы. Первый параметр определяет максимальное количество товарных позиций (карточек товара), которое может быть одновременно загружено в устройство непосредственно перед началом процесса подсчёта. Следует помнить, что вследствие ротации ассортимента количество активных карточек товара в торговой системе может в несколько раз превышать число товарных позиций в торговом зале, поэтому даже для «среднего» магазина терминал должен быть в состоянии оперировать несколькими десятками тысяч записей. Второй параметр — время автономной работы — важен с точки зрения непрерывного использования терминала в процессе подсчёта товара. Необходимость частой подзарядки аккумулятора приведёт к тому, что сотрудники не смогут завершить инвентаризацию в установленный срок.

Рекомендации специалистов Сервис Плюс:

Терминал сбора данных Argox PT-60

Терминал сбора данных Argox PT-20

Терминал сбора данных Mobile Compia M3

Особенности проведения инвентаризация товаров в розничной торговле:

Типичный процесс инвентаризации товаров в магазине розничной торговли с использованием портативных терминалов сбора данных выглядит следующим образом:

• Планируется дата проведения инвентаризации. К этой дате, по возможности, уменьшаются торговые запасы. Это не значит, что к инвентаризации нужно подойти с пустыми полками, однако заказывать излишек товара не следует.
   
• Непосредственно перед инвентаризацией осуществляется тщательная подготовка к её проведению. Товар на складах и полках должен быть аккуратно расставлен, разложен и подготовлен к подсчёту. Необходимо сгруппировать его так, чтобы одинаковый товар не находился одновременно в нескольких местах торгового зала. От качества подготовки зала и складов напрямую зависит скорость и качество подсчёта.
   
• Распечатывается на бумажном носителе или ксерокопируется планограмма магазина.
   
• Магазин делится на зоны, которые чётко отмечаются на планограмме. Зоны могут быть определены физическими местами хранения (склады, коридоры, подсобные помещения), а также стеллажами и полками.
   
• Определяется количество и состав инвентаризационных комиссий.
   
• Назначается сотрудник, осуществляющий общее руководство ходом проведения инвентаризации (супервизор). Его задача — закрепление комиссий за зонами в соответствии с планограммой и установка отметки о «закрытии» зоны.
   
• Вечером перед инвентаризацией прекращается движение товара между складами и торговым залом. Начинается подсчёт товара на складах, по завершении подсчёта — склады закрываются на ключ и опечатываются. Каждый посчитанный товар отмечается биркой с указанием количества.
   
• Подготавливаются терминалы сбора данных. Заряжаются аккумуляторы, из торговой системы загружается товарная номенклатура, проверяется работа сканеров.
   
• В день инвентаризации запрещается любое движение товара. Следует убедиться, что в торговой системе проведены все приходные и расходные накладные, а суммы кассовых документов соответствуют сумме кассовой реализации.
   
• Супервизор раздаёт терминалы счётным комиссиям, делая соответствующие отметки на планограмме, и указывает комиссиям номера зон для подсчёта.
   
• Подсчёт ведётся исключительно «слепым» методом, когда члены счётной комиссии не знают ожидаемых учётных остатков.
   
• По окончании подсчёта зоны терминал передаётся оператору, ответственному за ввод документов, данные выгружаются в торговую систему (создаётся инвентаризационная опись), зона помечается как «закрытая» и комиссия переходит к подсчёту следующей зоны. Полезно физически отделить посчитанную зону, например, специальной лентой или просто скотчем с ярлыком «посчитано».
   
• После того, как весь товар подсчитан и все зоны «закрыты», оператором на основании инвентаризационных описей создаётся сличительная ведомость. Определяется фактический суммовой остаток и его отклонение от остатка учётного.
   
• В сличительной ведомости анализируются группы и товарные позиции с максимальными расхождениями. Полезно отсортировать ведомость по сумме недостач в разрезе товарных групп, а внутри каждой группы — по товарным позициям. Следуя принципу Парето, можно утверждать, что 80% недостач будут заключены в 20% товарных позиций.

Анализируются результаты подсчёта по сличительной ведомости путём сравнения ожидаемого и фактического количества. Спорные позиции пересчитываются. Особое внимание уделяется товарам, запасы которых в учёте значительны, а подсчитанное количество равно нулю. Это потенциальные кандидаты на то, что при подсчёте о них просто «забыли».

Все повторные подсчёты должны быть выполнены сразу, «по горячим следам». Не допускается принятие результатов подсчётов, если есть сомнения в их достоверности.

После пересчёта спорных позиций корректируются (или добавляются новые) инвентаризационные описи, заново создаётся сличительная ведомость. Материально ответственными лицами подписывается результирующая инвентаризационная опись.

На основании сличительной ведомости в торговой системе создаются компенсационные накладные, учётные остатки приводятся в соответствие с фактическими.

Распечатываются отчёты по естественной убыли за межинвентаризационный период. Результаты инвентаризации принимаются бухгалтерией.